Nasz system zgłaszania nieprawidłowości

Zgodność z prawem jest dla nas ważna, dlatego też w naszej firmie systematycznie zajmujemy się kwestią przestrzegania zarówno regulacji prawnych, jak i wewnętrznych, a zatem tzw. zgodnością (eng. Compliance). Jednocześnie mamy świadomość, że nawet najlepsze zarządzanie zgodnością nie jest w stanie zapobiec indywidualnym naruszeniom zasad. Nie oznacza to jednak, że akceptujemy takie naruszenia. Chcemy raczej je w jak największym stopniu wyjaśnić, wykluczyć i uczyć się z nich na przyszłość. Ponieważ jest to jedyny sposób na poprawę naszego zarządzania zgodnością i zmniejszenie prawdopodobieństwa dalszych naruszeń zgodności w przyszłości.

Dlatego też zależy nam na zgłaszaniu takich naruszeń. Jednak wiele osób zgłaszających nadużycia obawia się represji. Dlatego też zaangażowaliśmy firmę Grant Thornton AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, która zobowiązuje się do przyjmowania takich informacji przy zachowaniu poufności i obiektywnego sprawdzania ich z wykorzystaniem należytej wiedzy technicznej. Jednocześnie zabronione jest w jakikolwiek sposób sankcjonowanie zgłoszeń dokonanych w dobrej wierze. Osoby zgłaszające, które działają w dobrej wierze, nie mogą być w żaden sposób dyskryminowane ani represjonowane.

Ścieżka zgłaszania dla osób zgłaszających

Na poniższej stronie znajdziesz internetowy system zgłaszania nieprawidłowości firmy Grant Thornton.

DO SYSTEMU ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

Niewłaściwe użycie systemu zgłaszania nieprawidłowości

System ten oferuje osobom zgłaszającym możliwość informowania o naruszeniu zgodności w sposób poufny, a na życzenie również anonimowy. Aby móc jak najszybciej zareagować na zgłoszenie, pomocne jest możliwie jak najdokładniejsze opisanie niewłaściwego zachowania, którego dotyczy sprawa. System zgłaszania nieprawidłowości oferuje zatem opcjonalnie wsparcie w przekazywaniu wymaganych informacji za pomocą pytań. Jednocześnie system zgłaszania nieprawidłowości, pomimo gwarancji anonimowości osoby zgłaszającej, otwiera możliwość komunikacji pomiędzy nią a Grant Thornton, np. w celu dodatkowego wyjaśnienia otwartych kwestii dotyczących sprawy.

Za tym systemem zgłaszania nieprawidłowości nie stoją bowiem żadne roboty z automatycznymi ustawieniami odpowiedzi. Co więcej, każda informacja jest rejestrowana i oceniana przez wykwalifikowany personel, a następnie omawiana w zespole specjalistów. Grant Thornton zobowiązuje się do obiektywnego i uczciwego wyjaśniania zarzutów naruszenia zgodności. Ponadto każda osoba zgłaszająca – o ile pozwala na to rozpatrzenie informacji – jest na bieżąco informowana o postępach w wyjaśnianiu zgłoszonej przez siebie sprawy.

Osoby zgłaszające mają również możliwość skontaktowania się z Grant Thornton za pośrednictwem systemu zgłaszania nieprawidłowości celem osobistej rozmowy.

Niewłaściwe użycie systemu zgłaszania nieprawidłowości

Z drugiej strony nie będzie też tolerowane niewłaściwe korzystanie z systemu zgłaszania nieprawidłowości. Dlatego zwracamy uwagę, iż celowe składanie nieprawdziwych oświadczeń dotyczących osób trzecich może stanowić przestępstwo.

Ochrona danych

Jesteśmy zobowiązani do ochrony danych; obejmuje to również zagwarantowanie wszystkich praw osób zainteresowanych, w tym praw osób, którym osoba zgłaszająca zarzuca naruszenie zgodności. Obejmuje to także prawo do udzielania informacji o wszystkich danych osobowych osoby zainteresowanej, przetwarzanych w związku ze zgłoszeniem. Zasadniczo zainteresowanie osoby zainteresowanej informacjami na temat tych danych ma drugorzędne znaczenie, dopóki dochodzenie w sprawie otrzymanych informacji jest w toku. Jednak po zakończeniu dochodzenia zwykle należy spełnić żądanie dotyczące udzielenia informacji. Dlatego też zalecamy wszystkim osobom zgłaszającym, aby uwzględniły ten fakt przy składaniu zgłoszenia, zwłaszcza jeśli chcą zachować anonimowość.

Poza tym, więcej informacji na temat ochrony danych znajdziesz w oświadczeniu o ochronie danych na tej stronie internetowej.

Zwolnienie z przejęcia

Na koniec chcielibyśmy zwrócić uwagę, że firma Grant Thornton jest zobowiązana do zachowania poufności w odniesieniu do informacji otrzymanych za pośrednictwem systemu zgłaszania nieprawidłowości lub w inny sposób; informacje te jednak generalnie mogą podlegać przejęciu, tj. organy prowadzące dochodzenie lub inne organy mogą przejąć te informacje, a tym samym uzyskać do nich dostęp na mocy odpowiedniego orzeczenia sądowego.

Pozostałe opcje zgłaszania

Niezależnie od systemu zgłaszania nieprawidłowości nasi pracownicy nadal mają możliwość kontaktu ze swoimi przełożonymi w dowolnym momencie celem przekazania informacji.

Ponadto pracownik może wybrać zewnętrzny system zgłaszania przy składaniu swojego zgłoszenia.

W tym celu pracownik może skontaktować się z Federalnym Urzędem Sprawiedliwości i złożyć tam swoje zgłoszenie pod poniższym linkiem:

BfJ - Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt.de)

Ponadto pracownik może bezpośrednio skontaktować się z następującymi instytucjami w przypadku istotnych faktów: